Guide
Préparer l'assemblée générale d'une association avec l'IA
Convocation, ordre du jour, rapport moral, projet de procès-verbal : ce que l'IA prépare pour l'AG d'une association, et ce que seuls vos statuts décident.
Mis à jour le
L'IA peut préparer presque tous les documents d'une assemblée générale (AG) : la convocation, l'ordre du jour, le rapport moral, la présentation du rapport financier en mots simples, et un projet de procès-verbal. Elle ne sait rien de ce que vos statuts prévoient ni de ce qui a été réellement voté. La règle de l'AG, c'est votre association qui la fixe ; l'outil met en forme.
Ce qui est fixé par vos statuts, pas par l'outil
Service Public (fiche vérifiée le 14/08/2026) rappelle que les statuts définissent librement la composition et les attributions de l'AG. Les statuts ou un règlement intérieur précisent la périodicité des réunions, les conditions de convocation, de vote et de quorum, et qui a le droit de vote. Si les statuts ne disent rien sur la composition, tous les membres doivent être convoqués.
Sauf disposition contraire, l'AG décide de ce qui dépasse la gestion courante : nomination et révocation des dirigeants, approbation des comptes, modification des statuts, actions en justice, opérations immobilières, exclusion d'un membre. Ses missions principales sont de définir les grandes orientations, valider les rapports moral, financier et d'activité, approuver les comptes et le budget prévisionnel, élire les dirigeants.
La loi impose une AG dans certains cas seulement, par exemple pour approuver les comptes des associations tenues d'avoir un commissaire aux comptes, ou pour une demande de reconnaissance d'utilité publique.
Conséquence pratique : un outil d'IA générative qui « connaît » les AG en général peut vous donner un quorum, un délai de convocation ou une règle de vote par procuration qui ne sont pas les vôtres. Donnez-lui vos statuts, ou ne lui posez pas la question.
Ce que l'IA prépare bien
| Document | Ce que vous fournissez | Ce que l'IA produit | Ce que le bureau vérifie |
|---|---|---|---|
| Convocation | Date, lieu, articles des statuts sur la convocation | Un courrier ou un mail clair, avec les pièces jointes listées | Délai, destinataires, mentions prévues par les statuts |
| Ordre du jour | Les décisions à prendre | Une liste ordonnée, du vote des rapports à l'élection | Que chaque vote prévu y figure |
| Rapport moral | Les notes du président, les faits marquants | Un texte à lire en dix minutes | Le ton, les remerciements, les faits |
| Rapport financier « expliqué » | Les comptes validés par le trésorier | Une explication en mots simples pour des non-spécialistes | Que chaque chiffre est celui des comptes |
| Projet de procès-verbal | Vos notes de séance, les résultats des votes | Un projet propre, dans l'ordre de l'ordre du jour | Votes, nombres, noms des élus, signatures |
| Questions des adhérents | Les questions reçues avant l'AG | Des projets de réponse | Chaque réponse, par la personne compétente |
Le procès-verbal : un projet, pas un acte
Le procès-verbal est le document qui fait foi des décisions. L'IA peut transformer des notes prises à la volée en un texte lisible, mais trois points restent manuels :
- les résultats des votes, comptés en séance (présents, représentés, pour, contre, abstentions) ;
- les noms des personnes élues et leurs fonctions, à vérifier sur la feuille de vote ;
- les signatures prévues par vos statuts.
Si vous enregistrez l'AG pour faciliter la rédaction, souvenez-vous que la voix est une donnée personnelle, rappelle le guide de la CNIL pour les associations : annoncez l'enregistrement, dites à quoi il sert et combien de temps vous le gardez. Sur un service d'IA grand public, la CNIL recommande de ne jamais partager d'informations confidentielles comme des données personnelles. Un débat sur l'exclusion d'un membre ou sur une difficulté financière n'a rien à faire dans un outil grand public.
La page de Collabor IA sur le procès-verbal d'assemblée générale détaille ce document, et celle sur le quorum la façon de le calculer selon vos statuts.
Un calendrier de préparation
- Six semaines avant : relisez vos statuts (convocation, quorum, vote). Faites-en un résumé d'une page, vérifié par le bureau ; c'est ce résumé que vous donnerez à l'outil.
- Quatre semaines avant : rapport d'activité et rapport financier. Voir le rapport d'activité avec l'IA.
- Dans le délai prévu par les statuts : convocation et ordre du jour, relus par le secrétaire.
- Le jour J : une personne prend des notes, une autre compte les votes. L'IA n'intervient pas pendant la séance.
- Dans la semaine : projet de procès-verbal, relu par le président et le secrétaire, puis signé.
Et pour la liste d'émargement ?
La liste des membres à convoquer et la feuille d'émargement viennent de votre fichier des adhérents, pas d'un outil de rédaction. Le site associations.nl-q.com explique comment tirer la liste d'émargement de l'AG de ce fichier.
Questions fréquentes
L'IA peut-elle me dire quel quorum s'applique à notre AG ?
Elle peut vous aider à retrouver l'article de vos statuts qui en parle, mais c'est le texte de vos statuts ou de votre règlement intérieur qui fait foi. Service Public rappelle que convocation, vote et quorum y sont fixés.
Peut-on enregistrer l'AG et faire rédiger le procès-verbal par l'IA ?
Un enregistrement contient la voix des participants, qui est une donnée personnelle selon la CNIL. Prévenez les participants, et relisez le projet de procès-verbal : seuls les votes réellement intervenus y figurent, signés par les personnes prévues par vos statuts.
Sources
Pages consultées pour écrire cet article :